Accueillir l’indépendant et faciliter la collaboration avec l'équipe : guide pratique

Quand renforcer ou remplacer ses effectifs rapidement devient nécessaire, il n’est plus rare d’avoir recours à des talents extérieurs. Mais comment bien accueillir le travailleur indépendant dans l’équipe permanente lorsque celui-ci ne connaît pas l’entreprise et n’est là que pour une courte durée ? Comment fédérer cette équipe hétérogène autour d’une mission commune ? Brigad vous livre son petit guide pratique pour un accueil serein et réussi !

Le travailleur à son compte, qui est-ce ?

Dans l’urgence, faire appel à un indépendant s’avère bien souvent la solution de renfort idéale : professionnel qualifié, expert dans son domaine, réactif et autonome, ce travailleur à son compte sait vite s’adapter et prendre son poste en main efficacement. C’est donc un personnel immédiatement opérationnel. Un atout à ne pas négliger quand perdre du temps est un luxe que l’on ne peut pas s’accorder ! Mais attention, opérationnel ne veut pas dire qu’il ne faut pas penser à bien intégrer le travailleur indépendant dans l’équipe permanente !

Pourquoi bien accueillir le freelance est-il essentiel ?

Certes, il connaît son métier et sait prendre immédiatement son poste en main. Mais n’oublions pas que l’indépendant est un professionnel extérieur à l’entreprise. Il n’en connaît donc ni les valeurs, ni le fonctionnement, ni l’équipe, ni même l’objet de sa mission. Pourtant, difficile de mener un projet à bien et travailler de manière efficace quand on ne sait où aller, avec qui et comment. Il est donc essentiel de bien penser l’intégration de ce personnel de renfort.

La nécessaire coordination de l’équipe

Bien intégrer le travailleur indépendant dans l’équipe permanente passe d’abord par sa coordination avec les salariés. Une équipe performante est en effet une équipe qui travaille en synergie : chacun doit savoir ce qu’il a à faire et comment il doit le faire pour que le projet se déroule sans encombre. C’est notamment à l’aide de valeurs et d’objectifs précis, mais aussi de rôles et de responsabilités clairement déterminés que l’équipe va s’approprier les rouages du projet commun et coordonner ses actions.

Et l’indispensable cohésion entre salariés et personnel à son compte…

Une équipe performante est une équipe coordonnée. Oui, mais pas seulement. C’est aussi une équipe unie ! Le freelance est extérieur à l’entreprise, certes. Mais extérieur ne signifie pas étranger, bien au contraire. S’il est appelé en renfort, c’est bien pour travailler aux côtés des salariés. Il est un collaborateur utile et même essentiel, partie intégrante du projet et de l’équipe. Les deux partis doivent donc former un ensemble, un tout. Pour intégrer le travailleur indépendant de manière optimale, il faut donc aussi prendre cette autre dimension en considération.

… Pour une collaboration efficace.

La coordination et la cohésion d’équipe favorisent l’investissement de chacun et une meilleure collaboration de tous. C’est là, un élément essentiel puisqu’il assure qu’aucune perturbation ne viendra entraver le travail de l’équipe et de l’établissement. Encore faut-il que le climat soit propice à la collaboration. Ainsi, l’atmosphère dans laquelle évoluent salariés et indépendants est un autre point sur lequel il faudra travailler. Parce que travailler avec le sourire est quand même plus agréable et plus motivant !

Qu’est-ce qu’une intégration bien réussie ?

Vous l’avez donc bien compris, une intégration réussie doit permettre au personnel de renfort et aux équipes permanentes de se coordonner rapidement, voire immédiatement et de travailler, ou plus justement de collaborer en confiance et en toute sérénité. Si bien intégrer un travailleur indépendant peut sembler superficiel lorsque le temps est compté, c’est donc un élément qu’il ne faut pas négliger : le bon déroulement du projet en dépend !

A quel moment préparer l’intégration du personnel indépendant ?

Une bonne intégration ne s’improvise pas. Peut-être avez-vous déjà entendu parler d’Onboarding. Ce terme très actuel désigne l’intégration au sens large, vue comme une méthodologie, un processus complet : il s’agit d’intégrer un projet, une équipe et une entreprise avec un fonctionnement, des valeurs et une culture propres. L’intégration se joue donc à différents niveaux : elle se prépare avant, s’entretient pendant et se poursuit après la mission. Elle s’opère par ailleurs tant du côté du freelance que de l’équipe en place.

Comment coordonner le travailleur indépendant et l’équipe permanente ?

Avant d’aborder la version « pratique » de l’intégration, détaillons les deux aspects à retenir pour bien intégrer le travailleur indépendant dans l’équipe permanente : l’aspect pratique et l’aspect « psychique ». L’aspect pratique concerne tout ce qui a trait au projet et à sa mise en œuvre pratique, tout ce que le personnel externe doit impérativement s’approprier pour prendre son poste en main rapidement. L’aspect psychique se réfère plutôt à l’état d’esprit dans lequel vont travailler salariés et indépendants, le climat général qui va favoriser leur collaboration.

Aspect pratique : intégrer l’indépendant en lui donnant des repères

Il s’agit ici de donner des repères au nouvel arrivant, de lui communiquer la marche à suivre. Des éléments pratiques qui lui permettront de s’adapter à un fonctionnement nouveau pour lui et de se coordonner rapidement à l’équipe permanente. Comment ? En répondant au mieux aux questions que toute personne peut se poser lorsqu’elle intègre un projet, une équipe et une entreprise qu’elle ne connaît pas. « Qu’est-ce que je fais là ? », « pourquoi ? », « quel est mon rôle ? », « avec qui vais-je travailler ? », etc. Cinq questions élémentaires doivent vous servir de fil rouge :

• Qui : quelle équipe ? Quels services ? Quelle entreprise ? Quelle clientèle ou patientèle ?
• Quoi : quel projet ? Quel objectif individuel et collectif ?
• Quand : quand la mission commence-t-elle ? Quand se termine-t-elle ? Selon quel agenda ou emploi du temps ?
• Où : où se rendre ? Quels sont les locaux dans lesquels le personnel de renfort va évoluer ?
• Comment : de quelle manière mener le projet à bien ? Selon quelles valeurs et quelle culture d’entreprise ? Quel est mon rôle, quelles sont mes responsabilités ?

Ces éléments vont guider le freelance dans sa mission, lui permettent d’adopter rapidement la marche à suivre et l’esprit dans lequel le projet doit être mené.

Aspect psychique : intégrer l’indépendant en instaurant un climat propice à la collaboration

Les entreprises l’ont bien compris, l’entente et le plaisir de travailler ensemble sont essentiels pour une bonne cohésion des salariés et un travail de collaboration optimal. D’où l’apparition, dans les années 1990, du concept très prisé de Team Building. Celui-ci vise à développer le sentiment d’appartenance au groupe et à renforcer le lien entre les salariés puisque c’est ce qui va favoriser l’investissement et une meilleure performance de chacun. Et ceci est tout aussi vrai entre personnel externe et personnel interne !

Pour bien intégrer le travailleur indépendant, retenons donc ces quelques notions essentielles :

• Le sentiment d’appartenance : au groupe de travail, au projet et à l’entreprise. Cette notion est d’autant plus importante que l’indépendant est externe à l’entreprise. Il s’agit donc de permettre à chacun de partager pleinement un projet, des valeurs, des objectifs, un esprit de travail. Personnel de renfort et salariés doivent former un ensemble, un tout.
• Le principe de « partie intégrante » : il va de pair avec la notion précédente. Il s’agit ici de briser la distance entre l’équipe de renfort et l’équipe permanente. Le travailleur à son compte est partie intégrante du projet et de l’équipe, il doit donc être et se sentir intégré et accepté, au même titre que les salariés.
• L’idée d’horizontalité : Le freelance n’est pas un rival ni un étranger non consentant, mais un renfort qui vient, de sa propre volonté, soutenir l’équipe dans le besoin. S’il est en effet patron de son entreprise, il ne vient pas imposer une quelconque hiérarchie, bien au contraire, il se place au même rang que ses co-équipiers avec qui il vient volontiers collaborer.
• La communication et l’échange : deux notions évidemment indispensables à la cohésion d’équipe puisqu’elles facilitent l’organisation et l’articulation des actions de chacun. Elles permettent également de régler les situations compliquées, d’éviter les conflits et de développer un climat de confiance, serein et apaisé.

Ces notions sont au cœur d’une intégration bienveillante et positive et posent les bases d’un travail paisible et serein, d’une synergie positive et d’une collaboration efficace. Elles instaurent un climat de confiance. Suscitent le respect de chacun et pour chacun. Génèrent motivation et dynamique de groupe. Indépendants et salariés savent qu’ils peuvent compter les uns sur les autres, qu’ils sont là pour évoluer ensemble et dans la même direction.

Et en pratique, ça donne quoi ? Les conseils de Brigad

La théorie est une chose. La pratique est parfois tout autre. Avec un peu d’organisation et d’anticipation, elle deviendra un jeu d’enfant ! Brigad vous livre ses conseils pratiques pour bien intégrer le travailleur indépendant dans l’équipe permanente. Un travail d’intégration qui va se jouer en quatre temps : avant, à l’arrivée, pendant et après la collaboration.

Avant :  établir un premier contact

C’est le moment pour le Talent de prendre connaissance, de se faire une idée de la mission et de l’atmosphère dans laquelle il va évoluer. C’est le principe du briefing : avoir les éléments clefs en main pour arriver serein, savoir que faire, où aller et comment. Une étape préalable déterminante puisque c’est elle qui va donner le ton et initier la relation de confiance. Un moment aussi rassurant pour l’entreprise que pour le potentiel collaborateur et celui qui va convaincre ce dernier d’accepter la mission… ou non.

Il s’agit donc dans un premier temps d’appeler le Talent par téléphone ou visioconférence et d’informer nos cinq questions « qui, quoi, quand, où, comment » :

• Les besoins et attentes : renseigner sur les tâches à effectuer, la tenue professionnelle à revêtir, le matériel requis ou mis à disposition, la conduite à tenir, etc.
• Les objectifs : définir individuels et collectifs.
• Les horaires : donner l’heure à laquelle le Talent doit se présenter, ses horaires de travail.
• Le lieu : détailler le moyen de se rendre sur place, les contraintes d’accès et de sécurité.
• L’équipe : informer sur l’effectif, l’équipe avec laquelle le nouveau personnel va collaborer, le rôle de chacun, le service dans lequel il va travailler.
• Le référent : dites-lui à qui il peut s’adresser en cas de doute.

Par ailleurs, pensez à informer l’équipe de l’arrivée imminente de l’indépendant, de son statut et rassurez-la quant à son rôle et sa mission. Le travailleur externe doit être accueilli comme un renfort, un soutien, un collaborateur indispensable et bienvenu.

Arrivée : accueillir le travailleur indépendant

C’est le moment pour le Talent de faire connaissance, de se familiariser avec l’entreprise, de prendre ses marques.

Désignez une personne qui puisse l’accueillir et lui présenter :

• Le personnel : l’équipe, le référent et les différents services. Il est en effet primordial que l’indépendant puisse identifier ses interlocuteurs, ses coéquipiers et sache à qui s’adresser en cas de difficultés.
• La clientèle ou patientèle : les difficultés qu’il peut rencontrer. Dans les établissements du secteur médico-social essentiellement, les patients ou résidents, les pathologies, les soins spécifiques à donner. Dans l’hôtellerie-restauration, les particularités ou spécificités comme les régimes alimentaires particuliers.
• Le matériel : lequel, où le trouver, le stock, etc.
• Les locaux : un rapide tour de l’établissement et des locaux dans lesquels il va évoluer doivent lui permettre de se repérer physiquement.
• L’établissement : l’organisation, le fonctionnement, la culture et les valeurs de l’entreprise.
• Un objectif clair et précis qui lui donne une vision précise de ce qu’il aura à faire.
• Le rôle et les responsabilités de chacun, afin qu’il comprenne et trouve sa place au sein de l’équipe.

Pendant : l’indépendant comme partie intégrante du projet et de l’équipe

C’est sans doute l’étape la plus délicate lorsqu’il s’agit d’intégrer le travailleur indépendant dans l’équipe permanente. Pourtant, c’est aussi celle qui va être la plus déterminante dans la réussite de l’intégration. Veillez à :

• Impliquer l’indépendant dans la vie d’entreprise et impliquer l’équipe : le freelance est partie intégrante du projet, de l’équipe et de l’entreprise. Il ne doit pas être isolé et doit donc participer activement à la vie collective : demandez-lui son avis, laissez-le prendre des décisions et des initiatives. Faites-lui confiance ! Encouragez les salariés à faire de même. C’est le meilleur moyen de renforcer l’esprit d’équipe et le sentiment d’appartenance.
• Communiquer et faire communiquer : il est important que les membres de l’équipe communiquent entre eux, pour faciliter la coordination, éviter les erreurs, comme pour l’ambiance générale et la relation de confiance. Il s’agit également de communiquer toutes les informations nécessaires et d’indiquer les éventuels changements (planning, matériel manquant, absence et réorganisation…) pour avancer et ne pas perturber le déroulement de la mission.

Après : faire évoluer l’intégration, fidéliser le personnel de renfort

À la fin de la mission, il est intéressant de faire le point avec le personnel externe comme avec les équipes internes. Voyez ce qui a bien et moins bien fonctionné, les choses à revoir et retravailler pour améliorer les futures collaborations. Un indépendant satisfait est un indépendant qui revient. Et c’est pour vous un gain de temps considérable que d’avoir recours à du personnel externe déjà familiarisé avec l’entreprise. Vous avez donc tout intérêt à ce que celui-ci revienne !

Les feedbacks pour faire évoluer l’intégration !

Dans cette optique, Brigad a repensé son mode de notation. Les étoiles ont laissé place aux feedbacks. Cette nouvelle notation permet aux deux partis de souligner avec plus de précision les points forts et les points faibles de la collaboration. Une manière simple et efficace d’identifier les changements à opérer, de faire évoluer son travail ou son entreprise !