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October 11, 2021
Qui n’a jamais rêvé de pouvoir allonger ses journées pour avoir le temps de terminer son travail ? Ou, au contraire, de l’accélérer pour passer plus rapidement sur certaines tâches (administratives, à tout hasard) ?
Comme tous les secteurs d’activité, mais parfois plus durement que d’autres, le sanitaire médico-social et l’hôtellerie-restauration font face à des défis organisationnels et humains.
Vous vous demandez certainement comment optimiser vos ressources, souvent de moins en moins nombreuses. Mais surtout comment gagner en efficacité, sans que cela ne se répercute sur la qualité de vos services ni leur accessibilité.
Il existe aujourd’hui une multitude de solutions technologiques, pensées spécifiquement pour votre cœur de métier. Et conçues pour vous aider à répondre à ces défis, et parfois même les anticiper. Reste à bien définir vos besoins. Et à sélectionner les outils technologiques qui vous feront réellement gagner du temps !
Comment la technologie peut-elle simplifier la gestion de votre établissement ?
La technologie fait de plus en plus partie de notre quotidien, aussi bien professionnel que personnel. Quel que soit votre secteur d’activité, certains outils peuvent vous permettre de gagner du temps en simplifiant, ou même en automatisant certaines tâches.
Mais les solutions technologiques sont aussi des leviers pour gagner en efficacité, en rationalisant certains processus. Ou en vous donnant accès aux bonnes informations pour prendre de meilleures décisions.
Embrasser le potentiel de la technologie ne signifie pas pour autant de numériser l’ensemble de ses tâches. C’est d’autant plus vrai pour des métiers où la composante humaine est aussi forte. Mais aussi parce que ces applications doivent rester simples d’utilisation, fiables et conviviales si vous voulez que vos équipes les adoptent.
Dans les établissements médico-sociaux ou hôteliers, ces outils technologiques resteront des compléments. Ou garderont une dimension humaine pour s’assurer de leur efficacité. Rappelons également l’importance de choisir des technologies spécialisées, conçues pour votre domaine d’activité. Il s’agit d’une condition sine qua none pour profiter de fonctionnalités adaptées à votre métier, et donc réellement efficaces.
Avant de télécharger votre logiciel RH ou comptable, il est donc important de bien analyser vos besoins.
1. La technologie au service des bénéficiaires/clients
Une première application évidente de la technologie au service des établissements médico-sociaux ou hôteliers est l’expérience bénéficiaire/client. Des avancées significatives ont en effet été observées pour faciliter leur accueil, ou leur offrir un service de meilleure qualité.
Dans le sanitaire et médico-social
Dans le secteur sanitaire et médico-social, l’accueil et la prise en charge des patients représentent des points de friction pour les professionnels, qui craignent que leur qualité ne se dégrade. Sans proposer une énième technologie robotique à votre personnel, il existe des applications concrètes qui peuvent le libérer de certaines tâches répétitives et lui redonner de l’autonomie.
De nombreuses solutions ont ainsi été développées pour rationaliser les processus métier, ou faciliter la communication entre les différents services. C’est le cas dans des usages très concrets comme la gestion des lits, en particulier pour les urgences. Ces solutions permettent ainsi de connaître en temps réel leur disponibilité, et de pouvoir les attribuer au bon patient, au bon moment.
La prise en charge des patients est également améliorée grâce aux nouvelles technologies. Elles permettent notamment aux personnels de soin de ne plus perdre de temps à les identifier. Ou à prendre connaissance de leur historique et de leurs besoins.
De nombreuses technologies existent aussi pour simplifier le suivi ou améliorer les soins apportés aux patients. On peut par exemple évoquer les bracelets connectés, qui permettent de détecter les chutes chez les personnes âgées. Mais aussi les applications pratiques de la réalité augmentée. Le logiciel Good Cells permet ainsi de soigner les troubles cognitifs en proposant une expérience immersive thérapeutique.
Dans la restauration
Dans la restauration aussi, la technologie se met au service de vos clients et vous permet donc d’améliorer leur expérience dans votre établissement. Elle apporte par exemple un service supplémentaire, une prestation conviviale et vous aide à stimuler la décision d’achat.
Parmi ces nombreuses applications possibles, il faut mentionner :
- Le QR code, qui remplace le menu (une solution plus adaptée aux nouvelles mesures sanitaires), simplifie la prise de commande ou l’encaissement ;
- Les menus digitaux, pour mettre à jour en temps réel son contenu, en fonction de l’offre et de la saison ;
- La table interactive crée un engagement plus interactif avec vos clients, de la prise de commande au paiement. C’est aussi un moyen original de les inviter à partager en temps réel sur les réseaux sociaux, vous offrant ainsi plus de visibilité ;
- Les nouvelles solutions de paiement, comme le paiement mobile. Ils vous font gagner beaucoup de temps sur l’encaissement, tout en vous permettant de fidéliser vos clients en leur proposant des offres ciblées ;
- Les logiciels de réservation (comme Resengo), qui améliorent votre présence en ligne. Et rationalisent le taux de remplissage de votre établissement.
- Les applications de rationalisation de livraison de repas (comme Deliverect). Elles centralisent vos commandes sur toutes les applications pertinentes (comme Deliveroo, Ubereats, etc.)
2. Les solutions technologiques pour optimiser ses ressources humaines
Le rôle et la complexité de votre gestion RH ont certainement beaucoup évolué ces dernières années. Et recruter du personnel, rémunérer vos collaborateurs, ou encore faciliter leur prise de poste et réguler leur charge de travail monopolise une part conséquente de vos ressources.
La technologie peut encore une fois représenter un bon moyen de gagner du temps et rationaliser vos tâches.
Trouver du renfort en personnel
Il n’y a rien de plus stressant pour un responsable d’établissement médico-social ou un restaurateur que de devoir affronter une augmentation de son activité avec une équipe réduite. Pour vous prêter main forte, vous aurez donc souvent besoin de recruter du personnel qualifié, le plus simplement et rapidement possible.
Brigad facilite la mise en relation avec des travailleurs indépendants expérimentés et disponibles pour vous prêter main forte. Plutôt que de consulter des dizaines de profils, son algorithme vous suggère les candidats les plus adaptés à votre mission, sur la base d’une vingtaine de critères quantitatifs et qualitatifs. Vous gagnez donc du temps, mais vous vous assurez surtout de travailler avec une personne de confiance.
Accompagner la prise de poste des nouveaux collaborateurs
Le processus d’intégration des nouveaux membres de votre équipe est une étape cruciale. Elle va en effet déterminer l’efficacité de sa prise de poste, mais aussi sa fidélisation. Peu d’établissements prennent cependant le temps de le formaliser, par manque de temps ou d’expérience.
Des solutions technologiques comme Talentsoft ou Eurécia peuvent vous être d’une grande aide dans ce domaine. Elles facilitent l’intégration de vos nouveaux collaborateurs en leur donnant accès à vos ressources internes. Et préparent même leur arrivée dans votre brigade via des modules didactiques.
Faciliter la gestion des fiches de paye/facturation
Gérer la paie de vos employés, notamment lorsqu’ils sont nombreux, peut s’avérer un véritable casse-tête. Votre service RH devra en effet créer un bulletin de salaire (ou une fiche de facturation pour les travailleurs indépendants), calculer les cotisations, superviser la déclaration sociale…
Plutôt que de faire appel à un prestataire extérieur (ce qui représente un coût considérable pour votre établissement), vous pouvez automatiser ces tâches fastidieuses en utilisant un logiciel prévu à cet effet. Payfit est une référence en la matière. Mais les professionnels de la santé préfèreront certainement une solution sur mesure comme NovRH.
Optimiser la gestion du temps et des activités
La gestion du temps de vos employés est un autre incontournable de vos missions RH. De nombreuses startups ont ainsi développé des outils technologiques qui non seulement s’intègrent facilement aux autres logiciels de ressources humaines que vous utilisez. Mais qui vous permettent aussi de valider le pointage de vos équipes, de suivre leurs heures supplémentaires, leurs congés. Et finalement, de disposer d’un rapport complet du temps passé sur les missions réalisées ou à accomplir.
Un bon exemple de cet usage pratique de la technologie au service de votre établissement est Strobbo. Spécialisée dans l’hôtellerie, elle peut se coordonner à votre système de réservation (comme Resengo) pour affecter le juste nombre de brigadiers à votre planning.
Skello s’adresse également aux restaurateurs en leur facilitant la création de leur planning en fonction de paramètres relatifs au contrat de leurs employés.
Booster l’engagement de ses équipes
Vous pouvez également vous reposer sur une solution technologique pour booster l’engagement de vos équipes. Certains établissements se constituent ainsi un véritable réseau social interne pour faciliter le partage de connaissances ou gagner du temps en recherche d’information. La référence en la matière est sans conteste Slack, qui dispose d’une version gratuite très complète.
Supermood permet également de donner la parole à vos collaborateurs, et de sonder le moral des troupes. L’application facilite le partage de sondages personnalisés. Et la collecte de commentaires qualitatifs afin d’améliorer leurs conditions de travail.
Si vous avez besoin d’un outil de communication interne sécurisé pour échanger des informations confidentielles concernant vos patients, vous pouvez également vous tourner vers Beekeeper. Sa particularité est de proposer une messagerie mobile cryptée !
3. Les bons outils numériques pour simplifier sa gestion comptable
La technologie a depuis plusieurs années considérablement simplifié la gestion financière et la comptabilité des entreprises. Néanmoins, il est important de noter que de plus en plus de nouvelles solutions ciblent les métiers médico-sociaux et hôteliers. Et proposent donc des fonctionnalités spécifiquement conçues pour ces secteurs.
C’est le cas notamment d’Apicbase, qui permet aux restaurateurs de suivre et de réduire leurs coûts (en particulier quand ils sont évitables). Et donc d’augmenter leurs marges, dans un secteur où elles peuvent être faibles. Ce logiciel va ainsi éclaircir certaines zones d’ombre, en vous donnant par exemple accès à l’état de vos stocks en temps réel. Ou en vous partageant un prévisionnel précis des quantités dont vous avez besoin pour chaque ingrédient, en fonction de votre activité.
Dans une autre approche, Phénix permet également aux professionnels de la restauration d’écouler leurs invendus. Ou de réutiliser des produits non utilisés dans d’autres recettes, et donc d’éviter le gaspillage alimentaire. Les chefs d’établissements pourront, plus globalement, se tourner vers des solutions comptables complètes comme iTool.
4. Miser sur la technologie pour améliorer sa communication, et booster sa visibilité
Pour finir, l’avènement d’Internet a profondément transformé notre manière de communiquer. Et a favorisé l’apparition de nouveaux outils technologiques pour gagner en visibilité, fidéliser vos usagers/clients, et mesurer leur satisfaction.
Les usages de la technologie en matière de communication et de marketing sont nombreux. On peut néanmoins mentionner :
- Les outils graphiques, qui facilitent la création de l’identité visuelle de votre établissement. Vous avez en effet besoin de nombreux supports pour communiquer avec vos bénéficiaires (signalétique, plaquette de renseignement, mais aussi logo, menu, carte de visite). Un outil graphique gratuit comme Canva vous permettra d’accéder facilement à de nombreux éléments visuels. Et même à des modèles de publications conçus spécifiquement pour chaque réseau social.
- Les réseaux sociaux, justement, font partie intégrante de votre stratégie de communication. Différentes applications ont ainsi été développées pour vous faire gagner du temps en matière d’animation de vos communautés virtuelles. AgoraPulse ou wello permettent de gérer plusieurs comptes à la fois et de générer des rapports. Mais aussi de prioriser la réponse aux requêtes de vos utilisateurs, de programmer vos prochaines publications et de faire de la veille sur les tendances de votre secteur d'activité.
- Il existe également des solutions spécialisées pour gérer les avis de vos bénéficiaires/clients sur les plateformes dédiées. Et donc d’améliorer l’image de votre établissement, et la confiance qu’il peut inspirer. TrustPilot vous aide par exemple à encourager vos anciens usagers à partager leur avis. Mais aussi à les exploiter pour augmenter le trafic vers votre site ou vos réseaux sociaux.
Le mot de la fin
Difficile de nier que la technologie peut considérablement vous aider à gérer tous les aspects de votre métier. De l’expérience de vos bénéficiaires, à la gestion de vos ressources humaines, en passant par votre comptabilité ou votre communication, les outils technologiques vous font gagner du temps, et vous permettent de prendre de meilleures décisions.
Avant de sauter à pieds joints dans cette nouvelle dimension numérique, prenez simplement le temps de bien évaluer vos besoins. Et privilégiez les solutions qui sont pensées pour votre secteur d’activité. Mais qui se révèleront également facile à prendre en main, et aussi collaborative que possible. Si vous pouvez les tester gratuitement avant de les adopter, c’est encore mieux !
Chez Brigad, nous savons que votre temps est précieux. C’est pour cette raison que nous avons créé une plateforme simple d’utilisation, et regroupant toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour entrer en contact avec des travailleurs qualifiés. Créez votre mission en un clic, automatisez votre recrutement et simplifiez votre facturation en faisant appel à nos services. Comme nos utilisateurs actuels, vous pourrez économiser vous aussi plusieurs dizaines d’heures par semaine !
